Sytuacje kryzysowe podczas webcastów - najczęściej spotykane problemy

W nawiązaniu do spotkań on-line "Problemy z webcastami" zamieszczam podsumowanie - 5 sytuacji z którymi możemy się spotkać:

1.Zerwane połączenie – czyli klasyka gatunku. Dzieli się na kilka podkategorii. O najmniej inwazyjnym przypadku możemy mówić wtedy, gdy nagle, bez znaczącego ostrzeżenia, ze szkolenia zostaje „wyrzucony” jeden z uczestników. Przy odrobinie szczęścia wraca on, logując się ponownie. Jednak jeśli mamy do czynienia z uczestnikami, którzy uczestniczą w tego typu szkoleniu po raz pierwszy, warto przygotować ich nieco i we wstępie do szkolenia wspomnieć co robić w takich przypadkach. W innym razie możemy ich stracić bezpowrotnie. Ktoś wylogowany bez swojego udziału może uznać, że dla niego szkolenie się już skończyło.
Oczywiście dla wszystkich prowadzących szkolenia – również te tradycyjne – zapewne jasne jest, że należy poznać grupę, którą się szkoli i bezpośrednio przed szkoleniem wprowadzić ją w warunki w jakich szkolenie będzie się odbywało.

Zdarza się, że z webcastu zostaje wylogowany trener. Sytuacja jest wtedy o tyle niekomfortowa, że do następnego zalogowania, a więc czasem nawet na kilka minut, traci on kontakt z uczestnikami, którzy w tym czasie mogą (przynajmniej w jakimś procencie) opuścić szkolenie. Niewiele można w tym przypadku zrobić, jeśli nie ma się u boku doświadczonego moderatora webcastu, który uspokoi uczestników i wytłumaczy im co mają robić.

Najgorszy z przypadków występuje wtedy, gdy bez ostrzeżenia zostają wylogowani wszyscy uczestnicy, prowadzący, moderatorzy. Wtedy już od dobrej woli i samozaparcia uczestników zależy czy i jak szybko zbiorą się ponownie na szkoleniu.

2.Opóźnienie w przekazie. Może dotyczyć zarówno przekazu audio jak i obrazu, np. prezentacji Power Point. W przypadku, gdy oczekujemy na interakcję z uczestnikami, taka sytuacja bardzo utrudnia komunikację. Jeśli opóźnienie sięga więcej niż kilka sekund, często uniemożliwia prowadzenie szkolenia na z góry założonych zasadach. W przypadku ciągłego nadawania w jednym kierunku, to znaczy, gdy trener prowadzi typowy wykład, ma to mniejsze znaczenie, a uczestnicy mogą nawet nie wiedzieć, że występuje jakiekolwiek opóźnienie, pod warunkiem, że opóźnione w równym stopniu są wszystkie kanały, czyli zarówno głos jak i prezentacja.

Niestety, najczęściej jest tak, że opóźnienie jest niesynchroniczne i słysząc głos, nie widzimy odpowiednich slajdów, lub odwrotnie. Nawet, gdy opóźnienie jest stosunkowo niewielkie, zazwyczaj regularnie wybija z rytmu prowadzącego, który musi z każdą zmianą slajdu „synchronizować” to co mówi z tym co widzą uczestnicy. Czasem wręcz prowadzenie webcastu nie jest możliwe.

Zdarza się też niestety tak, że trener ani moderator nie wiedzą dokładnie na czym polega charakter opóźnienia, a o jego wystąpieniu dowiadują się z komentarzy na czacie, typu: „zły slajd”, „prezentacja wisi..” itd. Gdy uda im się zidentyfikować problem, dalej nie wiedzą co jest opóźnione względem czego i o ile. A także czy opóźnienie ma stałą wartość, czy jest zmienne w czasie. Zaczyna się nerwowa walna z techniką solidna trenerska robota schodzi na plan dalszy.

3.Brak możliwości podglądu tego co się dzieje. W praktyce często spotyka prowadzących szkolenie sytuacja, że slajd czy film widzą albo oni, albo uczestnicy. Trener lub moderator muszą często konsultować się z uczestnikami, prosząc ich o odpowiedź przez czat czy widzą prezentację, albo czy prezentowane wideo ma dźwięk. To również wybija z rytmu zarówno prowadzących, jak i uczestników.
Rozwiązanie, które ja czasem wykorzystuje polega na zalogowaniu obok stanowiska trenera drugiego stanowiska z uprawnieniami uczestnika. Wtedy można mieć przynajmniej namiastkę tego, co widzą uczestnicy. Pozwala to również na kontrolę nad opisanym wcześniej zjawiskiem opóźnienia.

4.Niekompatybilność materiałów. Jeśli oprzemy nasze wystąpienie głównie o wycyzelowaną prezentację w Powet Point, dodamy do tego kilka filmików, to w przypadku usterki jesteśmy w nie lada kłopocie. Zasada jest taka, że każdy plik z prezentacją należy przetestować również w aplikacji w której będzie wyświetlany. Nie wystarczy stare dobre [F5] w Power Point. Aplikacja do webcastu może np. nie tolerować grafiki, źle wyświetlać animacje czy polskie czcionki.

Na marginesie: prezentację można też wyświetlić na własnym Pulpicie, a następnie udostępnić uczestnikom jego obraz, jednak takie rozwiązanie bardzo obciąża łącze i z reguły jakość przekazu jest niezadowalająca.

Z reguły pozbawienie się możliwości pokazania prezentacji na kilka minut przed rozpoczęciem szkolenia jest podobne do sytuacji, gdy trener nie zadbał o to, aby w tradycyjnej sali szkoleniowej był projektor i flipchart. Trzeba też pamiętać, że czym miej skomplikowana prezentacja, tym mniejsza szansa, że aplikacja do webcastingu źle zinterpretuje jakiś jej element. No i rzecz ostatnia: pamiętajmy, że szkolenie trener, a nie program Power Point. Nikt nie spędzi kilkudziesięciu minut tylko i wyłącznie na oglądaniu plansz. Gdy już awaria się przydarzy, dobry trener da sobie radę wykorzystując jedynie whiteboard.

5.Zakłócenia w przekazie. Celowo zwracam uwagę na ten problem, ponieważ tutaj często bywa tak, że częściowo się słyszymy, w zasadzie prawie widzimy, ale częste drobne usterki komunikacji skutecznie utrudniają szkolenie. Standardowo zdarza się, że nie słychać początków zdań, dźwięk jest przesterowany lub spłaszczony do takiego poziomu, że z trudem wydobywa się z niego sens słów.

Czasem problem jest banalny (źle dobrany lub ustawiony mikrofon, włączony filtr odszumiający, który okazuje się zbyt skuteczny, lub po prostu zbyt niska jakość internetu po stronie nadawcy i/lub odbiorców) jednak nie zmienia to faktu, że niejednokrotnie nie da się już nic zaradzić na usterkę, gdy szkolenie trwa. To jeszcze bardziej potwierdza znaczenie dobrego przygotowania technicznego i przeprowadzenia testów przed rozpoczęciem szkolenia. Standardowo warto przynajmniej spytać, czy jest się słyszanym, prosząc o odpowiedź na czacie, a lepsi webcastowcy już na pół godziny przed rozpoczęciem spotkania, w ramach sygnału testowego emitują slajd powitalny i muzykę. Trochę przypomina to praktyki znane z telewizji w latach 80., niemniej jednak jest skuteczne.

A jakie są Państwa doświadczenia? Zapraszam do dyskusji!

Moje doświadczenie z webcastami...

Cóż - szczerze mówiąc jest to dla mnie całkiem nowa dziedzina. Nie jestem już tak młody, jednak zainteresował mnie temat i chciałbym umieć przygotować prezentację na żywo... To bardzo duże wyzwanie wymagające dużych umiejętności.

Moje doświadczenie z webcastami...

Na początku dużo uwagi należy poświecić technologii, ale praktyka pozwala wypracować własną metodykę przeprowadzania takich szkoleń i z każdym następnym spotkaniem staje się to coraz łatwiejsze:)